1. Eigen bedrijf starten
2. De onderneming
3. Administratie bijhouden en boekhoudprogramma kiezen

Administratie bijhouden en boekhoudprogramma kiezen

Een administratie is als startende ondernemer zowel wenselijk als verplicht. Een administratie is een verzameling van financiële en niet-financiële gegevens, die op een dusdanige wijze samengevat en gerubriceerd zijn, zodat jij er als ondernemer betrouwbare informatie uit kunt halen.

Een goede administratie geeft je inzicht in de financiële resultaten van je onderneming. Op basis van deze informatie kan je onderbouwde keuzes maken. Op welke kosten kun je besparen? En welke producten/diensten verkopen het best? Ook kun je eenvoudig zien welke klanten jou nog moeten betalen en welke leveranciers nog betaald moeten worden.

Bij het starten van een eigen bedrijf ben je mogelijk minder geïnteresseerd in het opzetten en bijhouden van een boekhouding, maar een goede administratie heeft zeer veel voordelen. Je krijgt inzicht in je cijfers en kunt onderbouwen of je aan de voorwaarden voor fiscale regelingen voldoet. Een administratie alleen geeft nog geen recht op belastingvoordeel.

Begin bij het starten van een onderneming ook direct met het opzetten en bijhouden van een administratie. Eenmaal gestart met je werkzaamheden zul je minder tijd hebben om een achterstand in te halen. Ook zul je na verloop van tijd minder goed weten waar de bonnetjes ook alweer precies voor waren.

Met een goed boekhoudprogramma kun je facturen verwerken en bankmutaties koppelen. Controleer wel zelf of boekingen, btw en openstaande bedragen kloppen. Automatisering vervangt die controle niet.

Administratie opzetten voor je belastingaangiften

Vanaf het allereerste begin ben je als startende ondernemer verplicht om een goede administratie bij te houden. De Belastingdienst verplicht je tot het bijhouden van een boekhouding, om zodoende juiste belastingaangiftes te kunnen doen. Om je cijfers te kunnen controleren, stelt men eisen aan je administratie.

Als je je administratie goed inricht, kun je tijdig en juist aangifte doen. Als je boekhouding niet volledig is of als je de gegevens niet lang genoeg bewaard hebt, dan kan de Belastingdienst besluiten om je omzet, winst en te betalen belasting in te schatten. Bij onvoldoende administratie kun je zelf moeten bewijzen dat die berekening onjuist is. ^[ref]

Ook worden gegevens uit je administratie gebruikt voor sommige belastingvoordelen, zoals de kleineondernemersregeling, het urencriterium, de startersaftrek en de investeringsaftrek. Zonder een goed opgezette administratie kan je mogelijk grote voordelen mislopen.

Wat is de financiële administratie?

De financiële administratie is het deel van de administratie dat betrekking heeft op de financiële gegevens van je onderneming.

De financiële administratie bestaat uit alle gegevens en documenten die horen bij je bezittingen, schulden, uitgaven en ontvangsten. Het gaat dus over de bezittingen en schulden op de balans en kosten en opbrengsten in resultatenrekening.

De debiteuren- en crediteurenadministratie is de subadministratie van je verkopen en inkopen. Ook de voorraadadministratie is een subadministratie van de financiële administratie.

Bij je kosten en opbrengsten horen facturen, bonnen en bankafschriften. Ook deze documenten behoren tot de financiële administratie van jouw bedrijf.

Tips voor het bewaren van facturen en bonnen

Kosten die je vóór de start maakt met de duidelijke bedoeling een onderneming op te richten, kunnen aftrekbaar zijn. Bewaar de bewijsstukken en noteer het zakelijke doel. Privé- of hobby-uitgaven zijn niet automatisch zakelijke kosten. Voor aftrek van btw gelden afzonderlijke voorwaarden. ^[ref]

Bewaar de facturen en bonnen op een logische volgorde, bijvoorbeeld op datum of alfabet. Het is belangrijk dat je de documenten snel kunt vinden. Sla digitale documenten op in mappen per maand of jaar. Geef de documenten een volledige bestandsnaam, bestaande uit een datum, de naam van de leverancier en een korte omschrijving van de uitgave.

Welke gegevens moet je van je administratie bewaren?

De volgende gegevens moet je vanaf de start in je administratie bewaren.

• In- en verkoopfacturen
• Bank- en kasafschriften
• Urenadministratie
• Kilometeradministratie of rittenregistratie
• Belastingaangiften en berekeningen
• Overeenkomsten en contracten met werknemers, leveranciers, klanten, enzovoorts
• Correspondentie, zoals e-mails, brieven, offertes en dergelijke
• Agenda en afspraken

De administratie omvat ook zakelijke afspraken en bijbehorende bewijsstukken. Welke aanvullende registraties nodig zijn, hangt af van je activiteiten en de regelingen die je gebruikt. Bewaar wachtwoorden apart en beveilig de toegang tot je boekhouding.

Hoelang moet je je administratie bewaren?

Voor de fiscale basisadministratie geldt in beginsel een bewaartermijn van 7 jaar. De termijn begint pas wanneer een gegeven niet meer actueel is: een lopend contract moet je dus ook tijdens de looptijd bewaren.

Wat je in ieder geval 7 jaren moet bewaren zijn de volgende gegevens:

• In- en verkoopadministratie
• Debiteuren- en crediteurenadministratie
• Voorraadadministratie
• Loonadministratie
• Grootboek

Voor gegevens over onroerende zaken en het eenloketsysteem (OSS) geldt een bewaartermijn van 10 jaar. Voor andere dan basisgegevens kun je met de Belastingdienst afspraken maken over een kortere termijn. ^[ref]

Hoe moet je je administratie bewaren, digitaal of op papier?

Bewaar digitale facturen digitaal. Alleen een afdruk bewaren is onvoldoende. Papieren facturen en bonnen mag je scannen als de digitale versie het origineel juist en volledig weergeeft, inclusief echtheidskenmerken. Pas als je aan de voorwaarden voldoet, hoef je die papieren originelen niet meer te bewaren. De gegevens moeten gedurende de bewaartermijn controleerbaar blijven. ^[ref]

Maak regelmatig een back-up en test of je bestanden kunt terugzetten. Controleer vóór een overstap van software of je facturen, boekingen en bijlagen kunt exporteren en later nog kunt openen. Een abonnement opzeggen is geen reden om de administratie kwijt te raken.

Een werkbare administratie vanaf de start

1. Maak vaste plekken voor verkoopfacturen, inkoopfacturen, bankafschriften en contracten.
2. Verwerk wekelijks je documenten en controleer welke betalingen nog ontbreken.
3. Vergelijk maandelijks je banksaldo met de boekhouding en zoek verschillen uit.
4. Leg vast wie aangiften voorbereidt, controleert en indient en wanneer betalingen moeten plaatsvinden.

Kies vervolgens of je de administratie zelf doet of uitbesteedt. Een eenvoudige, bijgewerkte administratie helpt meer dan uitgebreide software die je niet goed gebruikt.

Deel dit artikel

Deel dit bericht via social media met je familie, vrienden en collega's!

Zet je administratie op als starter: welke gegevens bewaar je, wanneer geldt 7 of 10 jaar bewaarplicht en hoe bewaar je digitale facturen en bonnen?

Over de auteur

Deze website wordt geschreven en beheerd door Patrick de Graaf.

Patrick heeft een achtergrond in bedrijfseconomie, accountancy en belastingrecht. Van 2007 tot 2017 werkte hij bij een accountantskantoor; daarna als Financial Controller bij twee verschillende middelgrote bedrijven. Die ervaring met administraties, aangiften en rapportages vormt de praktische achtergrond van de uitleg.

Lees meer over zijn opleidingen en werkervaring en bronnen en werkwijze.

Controleer het toepasselijke jaar en de officiële bron en vraag bij beslissingen met fiscale, juridische of financiële gevolgen advies over jouw situatie.