1. Eigen bedrijf starten
2. De onderneming
3. Zakelijke overeenkomsten en contracten opstellen voor je bedrijf

Zakelijk contract opstellen: checklist en afspraken voor starters

Overeenkomsten zijn bindende afspraken tussen partijen, zowel mondeling als schriftelijk. Beide partijen zijn gehouden aan deze overeenkomst. Het opstellen van zakelijke overeenkomsten en contracten lijkt moeilijk, maar het hoeft niet altijd uit veel pagina's met ingewikkelde woorden te bestaan.

Leg belangrijke afspraken al bij je eerste opdracht vast. Een korte, duidelijke offerte met aantoonbaar akkoord kan meer houvast bieden dan een lang standaardcontract dat niet bij je werk past. Beschrijf vooral wat je levert, wat het kost en wat er gebeurt als de opdracht verandert.

Mondelinge overeenkomsten zijn ook rechtsgeldig

Een overeenkomst ontstaat in beginsel door een aanbod en de aanvaarding daarvan. Dat kan vaak mondeling, per e-mail of door ondertekening. Zonder twee handtekeningen is een contract dus niet automatisch ongeldig. Schriftelijk vastleggen helpt wel om achteraf aan te tonen welke afspraken gelden. ^[ref]

Voor sommige afspraken gelden vormvereisten. Een proeftijdbeding moet bijvoorbeeld schriftelijk worden afgesproken. De levering van een bedrijfspand vereist een notariële akte. Ook kun je zelf afspreken dat je pas gebonden bent na ondertekening. Controleer daarom het soort overeenkomst en de toepasselijke wetgeving.

Bevestig een telefoongesprek met de afspraken, versie van de offerte en eventuele bijlagen en vraag expliciet akkoord. Bewaar die reactie. Een eenzijdige bevestiging waarop niemand reageert, is niet hetzelfde als aantoonbare instemming.

Checklist: wat leg je in een zakelijk contract vast?

• Partijen: juiste naam, adres, rechtsvorm, KVK-nummer en bevoegde vertegenwoordiger.
• Opdracht: concrete werkzaamheden of producten, aantallen, kwaliteit en wat buiten de opdracht valt.
• Planning: start, levering, afhankelijkheden en eventuele tussentijdse opleveringen.
• Prijs: vast bedrag of uurtarief, btw, kosten, indexatie en voorwaarden voor meerwerk.
• Betaling: factuurmomenten, voorschot, betaaltermijn en aanpak bij te late betaling.
• Risico’s: aansprakelijkheid, verzekering, garanties, klachten en overmacht.
• Rechten en gegevens: gebruik van ontwerpen of software, vertrouwelijkheid en persoonsgegevens.
• Looptijd en einde: verlenging, opzegging, overdracht van werk en afrekening.
• Documenten: toepasselijke algemene voorwaarden, bijlagen en welke afspraak voorgaat bij tegenstrijdigheid.
• Geschillen: overleg, mogelijke bemiddeling, toepasselijk recht en bevoegde rechter voor zover toegestaan.

Niet elk contract heeft dezelfde uitwerking nodig. Controleer in het Handelsregister wie je wederpartij is en wie mag tekenen; vraag zo nodig een volmacht. Een functietitel alleen bewijst geen bevoegdheid. ^[ref]

Arbeidsovereenkomst

Een arbeidsovereenkomst ga je aan met een werknemer. Ook deze kan mondeling ontstaan, maar als werkgever moet je belangrijke gegevens schriftelijk verstrekken. Voor een deel daarvan geldt uiterlijk één week na indiensttreding en voor andere gegevens één maand. ^[ref]

Leg vóór de start in ieder geval functie, werkplek, begin- en eventuele einddatum, arbeidsuren, loon, verlof en toepasselijke cao vast. Controleer pensioenverplichtingen en regels voor tijdelijke contracten. Een proeftijd moet schriftelijk zijn afgesproken en is niet in iedere arbeidsovereenkomst toegestaan. ^[ref]

Gebruik geen opdrachtcontract om een feitelijke arbeidsrelatie als zelfstandigheid te presenteren. De praktijk en alle relevante omstandigheden wegen mee bij de beoordeling.

Opdrachtovereenkomst voor zzp’ers

Beschrijf bij een zelfstandige opdracht resultaat of werkzaamheden, prijs, planning, verantwoordelijkheden en de vrijheid in de uitvoering. Beoordeel met je opdrachtgever of de samenwerking werkelijk buiten loondienst kan plaatsvinden. Een factuur, KVK-nummer of contracttitel is daarvoor niet voldoende. ^[ref]

De Belastingdienst beoordeelt geen nieuwe modelovereenkomsten meer. Bestaande goedgekeurde modellen kunnen volgens de actuele regeling tot en met 31 december 2029 worden gebruikt. Ze geven alleen zekerheid als het model bij de opdracht past en beide partijen daadwerkelijk volgens de relevante bepalingen werken. Controleer ook of een goedkeuring niet is ingetrokken. ^[ref]

Samenwerkingsovereenkomst

In een samenwerkingsovereenkomst leg je afspraken vast tussen jou en je medeondernemer van je onderneming. In een vof, maatschap of coöperatie werk je samen met één of meerdere zakenpartners. Heldere afspraken zijn juist nuttig zolang de samenwerking goed verloopt.

Leg vast wie geld, spullen of arbeid inbrengt, wie welke werkzaamheden doet en hoe je winst en verlies verdeelt. Bespreek ook tekenbevoegdheid, besluiten, ziekte, overlijden, conflicten en vertrek. Bepaal hoe een vertrekkende partner wordt uitgekocht en of de onderneming kan doorgaan. ^[ref]

Stem het contract af op je rechtsvorm. Bij een bv kunnen aandeelhoudersafspraken spelen; bij een coöperatie zijn statuten en ledenafspraken belangrijk. Onderlinge afspraken nemen wettelijke aansprakelijkheid tegenover derden niet automatisch weg.

In- en verkoopcontracten

Een inkoopcontract sluit je af met een leverancier. Je kunt bijvoorbeeld afspraken maken over prijs, levertijd, aantallen, verpakking en vervoer. Leg ook vast wat er gebeurt bij vertraging, een ondeugdelijk product of een verandering in grondstofprijzen.

In een verkoopcontract maak je zulke afspraken met je klant. Een minimumafname of vaste prijs geeft alleen de zekerheid die de concrete afspraken en financiële positie van de klant toelaten. Controleer ook je eigen verplichtingen: kun je onder die voorwaarden blijven leveren?

Maak onderscheid tussen zakelijke klanten en consumenten. Voor consumenten gelden onder meer dwingende informatie- en garantieregels en bij veel online aankopen bedenktijd. Bij buitenlandse contracten verdienen toepasselijk recht, leveringsvoorwaarden en geschillen extra aandacht.

Welke betaaltermijn spreek je af?

Spreek een duidelijke termijn af en houd rekening met wettelijke grenzen. Tussen bedrijven geldt zonder afspraak doorgaans dertig dagen. Een afgesproken termijn is in beginsel maximaal zestig dagen; langer kan alleen onder voorwaarden en mag niet kennelijk onbillijk zijn voor de schuldeiser. Grote bedrijven moeten hun mkb-leveranciers en zelfstandigen binnen dertig dagen betalen. ^[ref]

Leg bij langlopende opdrachten factuurmomenten en eventueel een voorschot vast. Spreek ook af welke gegevens op de factuur nodig zijn. Dat helpt voorkomen dat betaling wordt vertraagd door administratieve onduidelijkheid.

Contract en algemene voorwaarden laten aansluiten

In de overeenkomst staan de specifieke afspraken; algemene voorwaarden regelen terugkerende onderwerpen. Verklaar de voorwaarden op tijd van toepassing en stel ze vóór of bij het sluiten beschikbaar op een manier waarop je klant ze kan bewaren. Bewaar de gebruikte versie. ^[ref]

Verwijst je opdrachtgever naar eigen inkoopvoorwaarden, ga dan niet vanzelf uit van voorrang van jouw tekst. Los tegenstrijdigheden vóór akkoord op, vooral over aansprakelijkheid, betaling en rechten op het geleverde werk.

Voorbeeld: voorkom discussie over meerwerk

Fictief voorbeeld: een vormgever spreekt met een zakelijke klant een flyer af voor €600 exclusief btw, inclusief twee correctierondes. De klant vraagt later ook een tweede taalversie. Leg vóór dat extra werk vast wat erbij komt, wat het kost en wat dit betekent voor de levering. Zo is duidelijk welke oorspronkelijke afspraken blijven gelden en welke worden aangevuld.

Bij een opdracht is niet alleen de prijs belangrijk. Spreek bijvoorbeeld ook af wie teksten en beeldmateriaal aanlevert, wie gebruiksrechten regelt en of bronbestanden onderdeel van de oplevering zijn.

Een overeenkomst of contract zelf opstellen of door een jurist?

Je kunt veel zakelijke contracten zelf opstellen of een toegestaan model als uitgangspunt nemen. Controleer de herkomst, actualiteit en toepasselijkheid. Een model voor een andere branche, rechtsvorm of klantgroep kan belangrijke risico’s missen.

Laat een jurist met passende ervaring meekijken bij grote bedragen, langlopende verplichtingen, samenwerking met mede-eigenaren, internationale afspraken of ruime aansprakelijkheid. Voor bepaalde rechtshandelingen is een notaris nodig. Juridische hulp verkleint risico’s, maar garandeert geen gunstige uitkomst bij ieder geschil.

Bij een eigen bedrijf beginnen helpt een goede voorbereiding: neem je offerte, werkproces, belangrijkste risico’s en vragen mee. Vraag vooraf wat het advies kost en wat de beoordeling omvat.

Digitaal ondertekenen en bewijs bewaren

Een elektronische handtekening kan rechtsgeldig zijn. Het passende betrouwbaarheidsniveau hangt af van het document en de risico’s. Een gekwalificeerde elektronische handtekening is gelijkgesteld aan een handgeschreven handtekening; een geplakt plaatje heeft niet dezelfde waarborgen. ^[ref]

Bewaar de definitieve versie met bijlagen, voorwaarden, akkoord en eventuele gegevens van het ondertekenproces. Zorg dat alle partijen dezelfde versie krijgen. Zet wijzigingen in een herkenbare aanvulling met datum en akkoord.

Een contract wijzigen, opzeggen of ontbinden

Bij wijziging maak je nieuwe afspraken, tenzij een geldige bestaande regeling een wijziging toestaat. Opzeggen beëindigt een overeenkomst volgens de toepasselijke wet en contractvoorwaarden. Ontbinden wegens een tekortkoming heeft andere voorwaarden en gevolgen. In onderling overleg kun je eveneens afspraken over beëindiging maken. ^[ref]

Bij niet-nakoming is vaak eerst een ingebrekestelling met een redelijke hersteltermijn nodig; er zijn uitzonderingen. Laat vóór ontbinding beoordelen welke stap in jouw situatie nodig is. Alleen ontevreden zijn geeft niet automatisch het recht om direct te stoppen of betalingen in te houden.

Controleer opzegtermijnen, automatische verlenging, openstaande betalingen en de overdracht van bestanden of werk. Leg de eindafspraken vast. Voor arbeids- en huurovereenkomsten gelden bijzondere regels; gebruik daarvoor geen algemene annuleringszin.

Deel dit artikel

Deel dit bericht via social media met je familie, vrienden en collega's!

Stel een zakelijk contract op met duidelijke afspraken over werk, prijs, betaling en stoppen. Met checklist, meerwerkvoorbeeld en uitleg over mondeling en digitaal akkoord.

Over de auteur

Deze website wordt geschreven en beheerd door Patrick de Graaf.

Patrick heeft een achtergrond in bedrijfseconomie, accountancy en belastingrecht. Van 2007 tot 2017 werkte hij bij een accountantskantoor; daarna als Financial Controller bij twee verschillende middelgrote bedrijven. Die ervaring met administraties, aangiften en rapportages vormt de praktische achtergrond van de uitleg.

Lees meer over zijn opleidingen en werkervaring en bronnen en werkwijze.

Controleer het toepasselijke jaar en de officiële bron en vraag bij beslissingen met fiscale, juridische of financiële gevolgen advies over jouw situatie.