1. Eigen bedrijf starten
2. Financieel plan
3. In 3 stappen een exploitatiebegroting maken

In 3 stappen een exploitatiebegroting maken

De exploitatiebegroting is de verwachte resultatenrekening (ofwel de winst- en verliesrekening). Dit zijn alle opbrengsten en kosten van je onderneming, waaruit de winst of verlies over een bepaalde periode resulteert.

De exploitatiebegroting bevat de verwachte opbrengsten en kosten over de eerste periode. Je kan een inschatting maken voor één jaar, maar ook voor drie of vijf jaren. Houd hierbij rekening met seizoenspatronen en overige interne en externe factoren.

Onderzocht wordt tegen welke prijs je kan verkopen en hoeveel klanten je wilt aantrekken. Wat is de winstverwachting van je startende onderneming? Wanneer speel je quitte en vanaf welk moment ben je winstgevend volgens de resultatenrekening?

Ondernemers kunnen met behulp van een exploitatiebegroting tussentijds en achteraf de werkelijke cijfers naast de begrote cijfers leggen. Uit deze simpele analyse blijkt precies waar je het beter of slechter doet dan verwacht. Zo kun je als startende ondernemer tijdig bijsturen als het de verkeerde kant op dreigt te gaan. Maak bij gewijzigde verwachtingen een bijgewerkte prognose (forecast). Bewaar daarnaast de oorspronkelijke begroting, zodat je kunt zien welke aannames zijn veranderd.

Als ondernemer wil je graag zo snel mogelijk winst maken, maar ook banken en andere geldverstrekkers zijn geïnteresseerd in de winstprognoses. Middels een exploitatiebegroting wordt duidelijk wat mogelijk de cijfers voor de toekomstige jaren zullen zijn. Onderbouw groei met verwachte klanten, capaciteit en prijzen; trek een stijgende lijn niet automatisch door.

De exploitatiebegroting is onderdeel van het financieel plan in het ondernemingsplan. Andere begrotingen die in dit financieel plan aan bod komen zijn de investeringsbegroting, financieringsbegroting, liquiditeitsbegroting en privébegroting.

Stappenplan om een exploitatiebegroting te maken

Met dit stappenplan maak je eenvoudig een exploitatiebegroting. Loop de volgende drie stappen door om tot een onderbouwde begroting van je bedrijfsresultaat te komen.

1. Schat in hoeveel je gaat verkopen, dus hoeveel klanten je zal aantrekken en hoeveel producten/diensten ze zullen afnemen. Bepaal ook de verkoopprijs per product/dienst en/of klantengroep. Als het goed is, heb je dit al onderzocht in het marktonderzoek.
2. Bereken de inkoopwaarde of directe kosten van de verwachte verkopen. Houd rekening met materialen, ingekocht werk en voorraadverbruik. Gebruik actuele offertes en prijzen.
3. Maak een lijst met alle verwachte kosten en rubriceer deze in categorieën.

Zorg ervoor dat je deze kostenbegroting zo specifiek mogelijk opstelt. Begroot bij personeelskosten de functies, uren, brutolonen, vakantiegeld, werkgeverslasten en eventueel pensioen. Alleen het nettoloon is onvoldoende. Bij de marketingkosten kun je de diensten van externe partijen specificeren. De afschrijvingen en de rentelasten sluit je aan op respectievelijk de investeringsbegroting en financieringsbegroting.

Meerdere scenario's van de exploitatiebegroting

Maak meerdere scenario's van de exploitatiebegroting, om te zien hoe gevoelig je resultaat is voor veranderende aannames. Maak een basisscenario, een gunstiger scenario en een tegenvallend scenario. Dat is een rekentest, geen garantie dat de werkelijke uitkomst binnen die bandbreedte blijft.

Door na te denken over verschillende scenario's, denk je vanzelf ook na over zaken die positief en negatief kunnen uitvallen. Omdat je hier vooraf over nagedacht hebt, kan je hierop anticiperen. De kansen en gevaren voor verschillende scenario's in de exploitatiebegroting haal je uit de SWOT-analyse die je opgesteld hebt in het ondernemingsplan.

Voorbeeld exploitatiebegroting

Dit is een afzonderlijk rekenvoorbeeld; de bedragen vormen geen doorlopende begroting met de voorbeelden op de andere pagina’s. De afschrijvingen en rentelasten zijn hier voor alle vijf jaren gelijk verondersteld. Werk in je eigen begroting per jaar uit welke investeringen zijn afgeschreven of worden vervangen, hoeveel je aflost en hoe daardoor de rente verandert.

Hieronder staat een voorbeeld van een exploitatiebegroting met fictieve bedragen, exclusief btw. Het voorbeeld toont omzet, inkoopwaarde en overige kosten. De uitkomst is vóór inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting. Bij een eenmanszaak moet uit de winst ook je eigen arbeidsbeloning komen; privéopnamen zijn geen kosten in deze tabel.

Begroot kosten exclusief btw voor zover je die btw kunt aftrekken. Niet-aftrekbare btw telt wel mee in kosten of investeringen. Dit speelt bijvoorbeeld bij vrijgestelde prestaties of deelname aan de KOR. ^[ref]

De brutowinst is hier omzet minus de inkoopwaarde van de verkochte goederen. Daar gaan de overige kosten nog van af. Jaar 1 geeft €19.567 verlies vóór belasting; dat vraagt om financiering en een onderbouwde verklaring hoe je het resultaat gaat verbeteren. De cijfers zijn geen norm voor een starter.

Verkopen in de exploitatiebegroting

De verkopen bestaan uit een hoeveelheid maal prijs (ofwel de omzet). Bij een handelsonderneming gaat het om goederen. Een dienstverlener kan uren, projecten of abonnementen verkopen. In een productieomgeving worden zowel goederen als uren doorberekend aan klanten. Bijvoorbeeld: je verwacht als autodealer 10 auto's te gaan verkopen tegen een prijs van €10.000, waardoor de verkopen totaal op €100.000 uit komen.

Begroot bij een uurtarief alleen declarabele uren. Tijd voor acquisitie, administratie, vakantie en ziekte is niet automatisch verkoopbaar. Neem kortingen en uitval mee en controleer of de verwachte opdrachten binnen je capaciteit passen.

Inkopen in de exploitatiebegroting

De inkopen bestaan uit de verkochte aantallen maal de inkoopprijs of kostprijs. Bijvoorbeeld: de 10 verkochte auto's heb je ingekocht bij de autofabrikant voor €7.000, dus je inkoopprijs van de omzet is €70.000.

De niet-verkochte inkopen horen niet in het resultaat, maar staan op de balans als voorraad. Inkopen die meerdere keren gebruikt worden binnen je onderneming zijn evenmin onderdeel van deze rubriek en behoren waarschijnlijk tot de investeringen.

Overige bedrijfskosten in de exploitatiebegroting

De overige bedrijfskosten kan je categoriseren in de exploitatiebegroting, maar belangrijk is wel dat er een uitgebreide specificatie van de verwachte kosten aan ten grondslag ligt. Maak een lijst met alle mogelijke kosten die in een jaar op je pad terecht kunnen komen.

Denk hierbij bijvoorbeeld aan salaris, kantinekosten, pensioenlasten voor personeel, brandstof, autoverzekering, huur van het pand, onderhoudskosten van het pand en terrein, opstalverzekering, reclamekosten op internet en regionale dagbladen, briefpapier, internet, telefoon, abonnementen, gas/water/elektra, pennen, printer, aansprakelijkheidsverzekering, enzovoorts.

Zakelijke aanloopkosten, zoals marktverkenning en advies, kunnen aftrekbaar zijn. Niet iedere startuitgave is direct een kostenpost: een investering of vooruitbetaling kan over meerdere jaren worden verwerkt. Bewaar facturen en leg het zakelijke doel vast. ^[ref]

Houd ook rekening met onvoorziene kosten door hier een bedrag voor op te nemen in de begroting.

Belastingen in de exploitatiebegroting

Maak onderscheid tussen het bedrijfsresultaat en wat je privé kunt besteden. Bij een eenmanszaak of vof bereken je de inkomstenbelasting en bijdrage Zvw afzonderlijk op basis van je persoonlijke situatie. Gebruik geen vast belastingpercentage voor iedere starter. KVK adviseert deze berekening mee te nemen om je netto inkomen te beoordelen. ^[ref]

Bij een bv bereken je de vennootschapsbelasting over de belastbare winst. Het fiscale resultaat kan afwijken van je begrotingsresultaat, bijvoorbeeld door fiscale correcties of verliesverrekening. Het salaris van een directeur moet waar van toepassing al bij de kosten zijn verwerkt.

De premie voor je eigen AOV met periodieke uitkering is geen zakelijke kostenpost. Deze kan onder voorwaarden in de inkomstenbelasting aftrekbaar zijn als uitgave voor een inkomensvoorziening. Neem de betaling ook mee bij het bepalen van je privébehoefte. ^[ref]

Controleer winst, privébehoefte en kasstroom

Een positieve winst betekent nog niet dat je genoeg overhoudt om van te leven of alle rekeningen te betalen. Vergelijk het resultaat met je privébegroting en werk de ontvangsten, investeringen, aflossingen en belastingbetalingen uit in de liquiditeitsbegroting. Aflossingen zijn geen kosten; afschrijvingen zijn geen betalingen.

Vijf begrotingen van het financieel plan

Het financieel plan omvat vier zakelijke begrotingen en een aanvullende privébegroting:

• Investeringsbegroting
• Financieringsbegroting
• Exploitatiebegroting
• Liquiditeitsbegroting
• Privébegroting

Deel dit artikel

Deel dit bericht via social media met je familie, vrienden en collega's!

Maak in 3 stappen een exploitatiebegroting met een voorbeeld. Begroot omzet en kosten, verwerk btw correct en onderscheid bedrijfswinst van je netto inkomen.

Over de auteur

Deze website wordt geschreven en beheerd door Patrick de Graaf.

Patrick heeft een achtergrond in bedrijfseconomie, accountancy en belastingrecht. Van 2007 tot 2017 werkte hij bij een accountantskantoor; daarna als Financial Controller bij twee verschillende middelgrote bedrijven. Die ervaring met administraties, aangiften en rapportages vormt de praktische achtergrond van de uitleg.

Lees meer over zijn opleidingen en werkervaring en bronnen en werkwijze.

Controleer het toepasselijke jaar en de officiële bron en vraag bij beslissingen met fiscale, juridische of financiële gevolgen advies over jouw situatie.