1. Eigen bedrijf starten
2. De onderneming
3. Management en organisatie: organogram en autorisatiematrix

Management en organisatie: organogram en autorisatiematrix

Beschrijf bij management en organisatie wie het werk doet, wie beslissingen neemt en wie het bedrijf mag vertegenwoordigen. Voor een starter kan een korte taakverdeling voldoende zijn. Bij een groter team helpen een organogram en autorisatiematrix om verantwoordelijkheden en bevoegdheden overzichtelijk vast te leggen.

De directie en het bestuur

Pas de organisatie aan op de omvang van je bedrijf. Een zelfstandige combineert vaak verkoop, uitvoering, administratie en leidinggeven. Een groter bedrijf kan die taken over meerdere mensen verdelen. Je hoeft voor je ondernemingsplan geen directie met afzonderlijke directeuren te bedenken als die er niet is.

Geef aan welke kennis je zelf hebt, wat je uitbesteedt en wie beslissingen neemt bij afwezigheid of onenigheid. Maak onderscheid tussen eigendom, dagelijks leidinggeven en het formele bestuur: een aandeelhouder is bijvoorbeeld niet automatisch bestuurder.

Taakverdeling en communicatie tussen werknemers en afdelingen

In de organisatie gaat het om het functioneren van werknemers en afdelingen binnen een bedrijf. Mensen moeten de taken verdelen of juist samenwerken om tot een gemeenschappelijk doel te komen. Ook over de manier van communiceren tussen afdelingen moet nagedacht worden, zodat men niet als kleine eilandjes opereert.

Veel ondernemingen bestaan uit meerdere afdelingen, waarbinnen verschillende processen zich afspelen. Het hoofdstuk management en organisatie kijkt naar de samenhang tussen de afdelingen en processen. Enerzijds om deze te optimaliseren en anderzijds om deze te ontwikkelen.

Planning en controle zijn belangrijke elementen van het besturen van een organisatie. Planning geeft richting aan de werkzaamheden van werknemers en controle richt zich op de verantwoordelijkheden die men moet afleggen.

Tekenbevoegdheden binnen de onderneming

Tekenbevoegdheid gaat over het vertegenwoordigen van de onderneming bij rechtshandelingen, zoals het sluiten van een contract. Controleer de rechtsvorm, het Handelsregister en zo nodig statuten of een volmacht. Een functietitel zoals manager of directeur geeft op zichzelf geen onbeperkte bevoegdheid. ^[ref]

Maak afspraken over soorten overeenkomsten, maximumbedragen en gezamenlijk ondertekenen. Laat vastleggen en registreren wat voor jouw rechtsvorm mogelijk of vereist is. Een interne goedkeuringsregel is niet automatisch een beperking die je tegen een zakenpartner kunt inroepen.

Tekenbevoegdheid zonder rechtspersoonlijkheid

Bij een eenmanszaak vertegenwoordigt de eigenaar het bedrijf en kan deze een volmacht geven. Bij een vof spelen de bevoegdheden van de vennoten en eventuele geregistreerde beperkingen een rol. Pas deze regels niet zonder meer toe op een maatschap: de samenwerkingsvorm en gemaakte afspraken verschillen. ^[ref]

Tekenbevoegdheid bij rechtspersonen

Bij een bv controleer je welke bestuurders zelfstandig of gezamenlijk mogen vertegenwoordigen. Een gevolmachtigde mag alleen handelen binnen de verleende bevoegdheid. KVK legt uit hoe je een gevolmachtigde registreert. ^[ref]

Een onbevoegde handtekening betekent niet in iedere situatie dat een overeenkomst zonder gevolgen blijft. Onder meer gerechtvaardigd vertrouwen op bevoegdheid en bekrachtiging achteraf kunnen een rol spelen. Laat een concreet geschil beoordelen; voorkom het liever door bevoegdheden vooraf te controleren. ^[ref]

Hiërarchie binnen een onderneming

Hiërarchie laat zien wie aan wie verantwoording aflegt. In een klein bedrijf is die structuur vaak vlak; bij een groter bedrijf kunnen meerdere managementlagen nuttig zijn. Elke functie heeft eigen taken en verantwoordelijkheden. Kies alleen lagen die de samenwerking helpen.

Omdat veel ondernemingen meerdere processen hebben, wordt het bedrijf vaak opgedeeld in diverse afdelingen. Elke afdeling heeft een eigen manager, die verantwoordelijk is voor de dagelijkse werkzaamheden.

Vaak zijn er drie niveaus van management: het hoogste niveau, het middelste niveau en het laagste niveau management. Het laagste niveau zijn de teamleiders en lijnmanagers die de werknemers op de werkvloer bij het productieproces aansturen. Het middenmanagement, projectleider of afdelingsmanager stuurt op hun beurt weer een groep managers van het laagste niveau aan. Het hoogste niveau management bestaat uit de bestuurders die de strategische beslissingen moeten nemen.

Organogram in het ondernemingsplan

Een organogram, organigram, organisatiestructuur of organisatieschema is een schematische voorstelling van een onderneming. Het is een schema dat de hiërarchische verhoudingen tussen afdelingen en tussen werknemers in beeld brengt.

Om de interne structuur van je startende onderneming vast te leggen, maak je een organogram. Dit is een visueel overzicht van functies, in de hiërarchie van hoog naar laag. De laagste functies moeten verantwoordelijkheid afleggen aan een functie hoger, enzovoorts. Uiteindelijk is de directie eindverantwoordelijk voor het reilen en zeilen van de onderneming als geheel.

Zet functies of afdelingen in het schema en voeg namen toe als dat voor de lezer nuttig is. Eén persoon kan meerdere rollen vervullen. Maak duidelijk wie leidinggeeft, wie adviseert en wie extern wordt ingehuurd. Het onderstaande voorbeeld is bedoeld voor een groter bedrijf; een starter kan met enkele rollen volstaan.

Vakken en lijnen in een organogram

In de rechthoekige vakken staan de functies of afdelingen. Vakken op dezelfde hoogte zitten op dezelfde laag binnen de organisatie. De lijnen geven weer welke functies of afdelingen met elkaar verbonden zijn. Loopt een lijn naar boven, dan moet het onderste vak verantwoording afleggen aan het vak erboven.

In bovenstaand voorbeeld van een organogram is de directie de bovenste laag in de hiërarchie. Daaronder staan links en rechts de hulp- of stafafdelingen Financiën, IT, Personeelszaken en Onderzoek & Ontwikkeling. De managers van Inkoop, Productie en Verkoop moeten ook verantwoording afleggen aan de directie. Verder is de Productie opgedeeld in twee afdelingen met elk hun eigen afdelingsleider. Binnen een afdeling bestaan meerdere teams, vertegenwoordigd door hun teamleiders.

Autorisatiematrix in het ondernemingsplan

In een autorisatiematrix worden rechten en bevoegdheden vastgelegd. Het gaat er bij het maken van een autorisatiematrix om welke functies welke handelingen mogen verrichten in naam van het bestuur of bedrijf.

Enerzijds wil je als eigenaar alle inkopen en betalingen zelf verrichten, en anderzijds wil je je niet te veel bezighouden met het uitvoerende werk. Daarom is het heel gebruikelijk om bepaalde werknemers bevoegdheden te geven om overeenkomsten af te sluiten en betalingen te verrichten.

Deze bevoegdheden worden ingeperkt door voorwaarden en limieten, en zijn vastgelegd in een autorisatiematrix. Een autorisatiematrix is een schema met bevoegdheden en limieten per functie of werknemer.

Onderstaande matrix is fictief en bedoeld als voorbeeld van interne goedkeuring. De bedragen zijn geen wettelijke normen. ‘Tot’ betekent hier tot en met het genoemde bedrag, exclusief btw, per totale verplichting. Boven de limiet is aanvullende goedkeuring nodig van iemand met voldoende bevoegdheid. Verdeel één opdracht niet over losse bestellingen om een limiet te omzeilen.

Een lege kolom bij verrichtingen geeft nog geen concrete bevoegdheid. Vul in je eigen matrix altijd in voor welke handelingen de limiet geldt. Stem interne goedkeuring, de juridische volmacht en bankautorisaties op elkaar af; die zijn niet onderling uitwisselbaar.

In een autorisatiematrix worden autorisaties en bevoegdheden vastgelegd. Hierbij valt te denken aan de limieten voor uitgaven, maar ook aan toegangsrechten op verschillende mappen/schijven op de server of tot ruimten in het bedrijfspand.

Het is ook mogelijk om functies wel toegang tot de informatie te geven middels leesrechten, maar door het blokkeren van schrijfrechten te voorkomen dat men die informatie kan wijzigen. De inkoopmanager mag bijvoorbeeld wel alle inkooptransacties zien, maar de financieel manager mag de betalingen ook uitvoeren in het bankpakket.

Taakverdeling voor een klein bedrijf

Begin met de taken die iedere week moeten gebeuren. Noteer per taak wie uitvoert, wie controleert, hoeveel tijd nodig is en wie kan overnemen. Een functieomschrijving helpt verwachtingen en verantwoordelijkheden concreet te maken. ^[ref]

• Opdrachten: wie maakt de offerte en wie bewaakt planning en kwaliteit?
• Geld: wie controleert facturen, keurt betalingen goed en volgt openstaande posten?
• Vervanging: wie kan klanten helpen en noodzakelijke betalingen doen bij ziekte?
• Toegang: welke systemen en gegevens heeft iemand nodig voor het werk?

Beperk toegang tot wat voor de taak nodig is. Pas rechten aan bij een functiewijziging en trek ze tijdig in bij vertrek. Leg bij belangrijke betalingen waar mogelijk een tweede controle vast en controleer periodiek of de afspraken nog worden gevolgd. ^[ref]

Deel dit artikel

Deel dit bericht via social media met je familie, vrienden en collega's!

Beschrijf taken en bevoegdheden in je ondernemingsplan. Met een organogram, een voorbeeld van een autorisatiematrix en uitleg over tekenbevoegdheid en toegangsrechten.

Over de auteur

Deze website wordt geschreven en beheerd door Patrick de Graaf.

Patrick heeft een achtergrond in bedrijfseconomie, accountancy en belastingrecht. Van 2007 tot 2017 werkte hij bij een accountantskantoor; daarna als Financial Controller bij twee verschillende middelgrote bedrijven. Die ervaring met administraties, aangiften en rapportages vormt de praktische achtergrond van de uitleg.

Lees meer over zijn opleidingen en werkervaring en bronnen en werkwijze.

Controleer het toepasselijke jaar en de officiële bron en vraag bij beslissingen met fiscale, juridische of financiële gevolgen advies over jouw situatie.