1. Eigen bedrijf starten
2. De onderneming
3. De administratie uitbesteden of zelf bijhouden?

De administratie uitbesteden of zelf bijhouden?

Wil je de administratie uitbesteden of ga je het zelf bijhouden? Bij het starten van een onderneming moet je nadenken over het bijhouden of laten bijhouden van je boekhouding. Het is toegestaan om het volledig zelf te doen, het volledig uit te besteden, of om het deels uit te besteden.

Veel ondernemers besteden (een deel van hun) boekhouding uit, omdat ze te weinig tijd willen of kunnen vrijmaken of omdat ze niet zoveel kennis van financiële zaken hebben. Vergelijk de kosten met de tijd die je bespaart en de hulp die je nodig hebt. Vraag vooraf welke werkzaamheden en welk advies in het tarief zitten.

Boekhouder of accountant kiezen

Het uitbesteden van je boekhouding kan je doen aan een boekhouder of accountant. Daarvoor kan je terecht bij een administratiekantoor of een accountantsorganisatie. Natuurlijk kan je ook een boekhouder aantrekken tijdens of bij de start van je eigen bedrijf, al dan niet fulltime.

Voordeel van een boekhouder of accountant is dat deze professionals je ook van adviezen kunnen voorzien, waardoor je mogelijk onbekende voordelen kunt binnenhalen. Hierbij valt te denken aan een subsidie of belastingvoordeel.

De accountantstitels AA en RA zijn wettelijk beschermd: controleer de inschrijving in het NBA-register. ^[ref] Accountants hebben een verplichting tot permanente educatie. Dat is niet simpelweg een vast aantal cursussen: het PE-beleid werkt met leerdoelen en een portfolio. ^[ref] Beoordeel bij iedere adviseur de ervaring met jouw branche, bereikbaarheid en afgesproken dienstverlening. Je kunt niet uit de functienaam afleiden hoeveel persoonlijk advies je krijgt.

Administratie zelf doen

Door het zelf doen van de administratie ben je nauw betrokken bij de financiële gegevens van je onderneming. Door regelmatig te verwerken en te controleren krijg je eerder zicht op onbetaalde facturen en oplopende kosten. Veel ondernemers doen de administratie in de avonduren, het weekend of op een vrijdagmiddag. De meeste boekhoudprogramma's zijn dusdanig gebruiksvriendelijk, dat het zelf bijhouden van een administratie goed te doen is.

Administratie deels uitbesteden

Tot slot is het mogelijk om een deel van je boekhouding uit te besteden. Je kan als starter namelijk niet overal verstand van hebben en overal aandacht aan besteden. Het deels uitbesteden kost geld. Of het voor je onderneming uit kan, hangt af van je eigen kennis, tijd en de complexiteit van de werkzaamheden.

Je kunt bijvoorbeeld zelf facturen en bankmutaties verwerken en de loonadministratie of belastingaangiften uitbesteden. Laat bij de start controleren of je boekhouding goed is ingericht.

Welke afspraken maak je met een boekhouder?

Ook bij uitbesteding blijf je verantwoordelijk voor je belastingaangifte. Spreek af wie gegevens aanlevert, wie controleert en wie de aangifte verstuurt. ^[ref]

• Werkzaamheden: gaat het om verwerking, aangiften, jaarcijfers, advies of een combinatie?
• Kosten: vraag een totaalprijs met eventuele softwarekosten en tarieven voor extra werk.
• Planning: leg aanleverdata en de controle vóór verzending van aangiften vast.
• Toegang: regel dat je je eigen administratie en documenten kunt blijven inzien.
• Overstappen: spreek af hoe en wanneer je de volledige administratie terugkrijgt.

Keuzevoorbeeld: bij weinig facturen en voldoende basiskennis kun je zelf verwerken en periodiek hulp vragen. Bij personeel, buitenlandse transacties of een administratieachterstand kan meer uitbesteden passend zijn. Vraag offertes voor dezelfde werkzaamheden, zodat de prijzen vergelijkbaar zijn.

Deel dit artikel

Deel dit bericht via social media met je familie, vrienden en collega's!

Zelf boekhouden of uitbesteden? Vergelijk de mogelijkheden, kies passende hulp en maak heldere afspraken over kosten, aangiften en je verantwoordelijkheid.

Over de auteur

Deze website wordt geschreven en beheerd door Patrick de Graaf.

Patrick heeft een achtergrond in bedrijfseconomie, accountancy en belastingrecht. Van 2007 tot 2017 werkte hij bij een accountantskantoor; daarna als Financial Controller bij twee verschillende middelgrote bedrijven. Die ervaring met administraties, aangiften en rapportages vormt de praktische achtergrond van de uitleg.

Lees meer over zijn opleidingen en werkervaring en bronnen en werkwijze.

Controleer het toepasselijke jaar en de officiële bron en vraag bij beslissingen met fiscale, juridische of financiële gevolgen advies over jouw situatie.