1. Eigen bedrijf starten
2. De onderneming
3. Een boekhoudprogramma kiezen of in Excel bijhouden

Boekhoudprogramma kiezen of boekhouden in Excel?

Boekhouden kan in Excel of met een boekhoudprogramma. Wat het beste past, hangt af van je aantal transacties, je boekhoudkennis en de samenwerking met je boekhouder. Vergelijk naast de prijs ook functies, gebruiksgemak en de mogelijkheid om je gegevens mee te nemen.

Een boekhoudprogramma is niet verplicht

Een boekhoudprogramma is niet verplicht. Je mag je administratie ook in Excel of op papier bijhouden, zolang deze aan de administratieve eisen voldoet. Software kan handwerk beperken, maar je blijft verantwoordelijk voor juiste en volledige gegevens. ^[ref]

Lees eerst welke gegevens je in je administratie moet bewaren. Wil je pakketten vergelijken, dan biedt deze externe vergelijking van boekhoudprogramma's een startpunt. Controleer prijzen en voorwaarden altijd bij de aanbieder zelf.

Een administratie in Excel bijhouden

Bij een kleine, overzichtelijke administratie kan Excel werkbaar zijn. Je kunt verkopen, inkopen, uren en kilometers registreren en facturen in Excel of Word opstellen. Zorg voor een vaste nummering, een koppeling tussen boekingen en bewijsstukken en controle van je formules. Een spreadsheet vervangt de oorspronkelijke facturen en bonnen niet.

Een balans, afschrijvingen en leningen bijhouden vraagt meer boekhoudkennis. Maak bijvoorbeeld onderscheid tussen aflossingen en rentekosten. Naarmate je meer transacties, btw-situaties of medewerkers hebt, wordt handmatig verwerken bewerkelijker. Software kan berekeningen en rapportages overnemen, maar een verkeerde instelling levert ook automatisch verkeerde uitkomsten op.

Test je keuze met een kleine proefadministratie: verwerk een verkoopfactuur, een inkoopfactuur, een betaling en een correctie. Kun je daarna uitleggen waar het resultaat en het banksaldo vandaan komen? Zo ontdek je of de werkwijze voor jou begrijpelijk is.

Kies een boekhoudprogramma in overleg met je boekhouder of accountant

Het kiezen van een boekhoudprogramma bij het starten van je onderneming kun je in overleg met je boekhouder of accountant doen. Bespreek welke functies nodig zijn, of je boekhouder in het pakket kan werken en wie boekingen controleert en aangiften indient. Vraag ook of diens kosten verschillen per pakket. Je kan ervoor kiezen om zelf de boekhouding online bij te houden, en vervolgens te laten checken door een externe boekhouder of accountant.

Welke opties heeft een boekhoudprogramma?

Kies voor je onderneming een boekhoudprogramma waarmee je facturen kunt versturen, inkoopfacturen kunt scannen en opslaan, en een automatische koppeling met je bankrekening kunt leggen. Dergelijke software kan jou als startende ondernemer veel werk uit handen nemen, doordat veel zaken geautomatiseerd zijn.

Opties van een boekhoudprogramma:

• Debiteurenadministratie
• Crediteurenadministratie
• Voorraadadministratie
• Activa-administratie (investeringen)
• Salaris- en personeelsadministratie
• Verkoopfacturen versturen
• Btw-aangifte versturen
• Kilometeradministratie / rittenregistratie
• Urenregistratie
• Balans en resultatenrekening
• Automatische koppeling met de bank
• Buitenlandse valuta
• Mobiele app
• Back-ups
• Online in de cloud

Veel pakketten maken standaardrapportages, zoals een balans en resultatenrekening. Controleer of de functies uit de lijst in jouw abonnement zitten. Let ook op ondersteuning, gebruikersrechten, beveiliging en eventuele koppelingen met je webshop of kassasysteem.

Controleer vóór de aanschaf hoe je boekingen én facturen met bijlagen exporteert. Vraag welke toegang je na opzegging houdt en wat die kost. Maak zelf een bruikbare back-up; alleen een abonnement hebben is geen bewaarstrategie.

De kosten van een boekhoudprogramma

Vergelijk de totale jaarkosten bij je verwachte gebruik. Let op btw, aantallen boekingen, extra gebruikers, bankkoppelingen, scanherkenning en aanvullende modules voor voorraad, investeringen of salarisadministratie. Neem ook eventuele hulp bij inrichting en overstappen mee. Het goedkoopste basisabonnement hoeft daardoor niet de goedkoopste oplossing te zijn.

Aanbieders kunnen startersacties hebben. Zo biedt eBoekhouden een gratis startersperiode aan. Controleer bij de aanbieder hoelang je daarvoor in aanmerking komt, welke voorwaarden gelden en wat je daarna betaalt. ^[ref]

Vergelijk een actieprijs met de normale prijs en test het pakket voordat je je volledige administratie overzet. Spreek met je boekhouder af welke gegevens nodig zijn voor een overstap en controleer of de beginstanden aansluiten.

Deel dit artikel

Deel dit bericht via social media met je familie, vrienden en collega's!

Kies tussen Excel en boekhoudsoftware. Vergelijk functies, totale kosten, samenwerking met je boekhouder en de mogelijkheden om je administratie te exporteren.

Over de auteur

Deze website wordt geschreven en beheerd door Patrick de Graaf.

Patrick heeft een achtergrond in bedrijfseconomie, accountancy en belastingrecht. Van 2007 tot 2017 werkte hij bij een accountantskantoor; daarna als Financial Controller bij twee verschillende middelgrote bedrijven. Die ervaring met administraties, aangiften en rapportages vormt de praktische achtergrond van de uitleg.

Lees meer over zijn opleidingen en werkervaring en bronnen en werkwijze.

Controleer het toepasselijke jaar en de officiële bron en vraag bij beslissingen met fiscale, juridische of financiële gevolgen advies over jouw situatie.