1. Eigen bedrijf starten
2. De onderneming
3. Algemene voorwaarden opstellen voor je bedrijf

Algemene voorwaarden opstellen voor je bedrijf

In de algemene voorwaarden beschrijf je wat jij van anderen verwacht en wat ze van jou mogen verwachten. Het zijn de wederzijdse rechten en plichten tussen jouw bedrijf en een derde partij. Door het opstellen van algemene voorwaarden kan je een hoop problemen voorkomen.

De algemene voorwaarden van je onderneming stuur je met een offerte mee. Verklaar ze van toepassing voordat je de overeenkomst sluit en geef de klant gelegenheid ze te lezen. Het zijn meestal algemene afspraken over randzaken en dingen die niet ter sprake komen als alles goed gaat. Maar mocht het onverhoopt toch niet zo lopen als gedacht, dan kan dit document je veel houvast bieden.

Wat staat er in de algemene voorwaarden?

In de algemene voorwaarden staan een aantal algemene afspraken op basis waarvan je zaken wilt doen. De volgende onderwerpen leg je vast:

• Betaalcondities, zoals betaaltermijn en betalingskorting
• Leveringscondities, zoals levertijd en transportmiddel
• Garantiebepalingen
• Aansprakelijkheid bij schade en fouten

De algemene voorwaarden stel je op voor al je klanten, zodat je niet per klant afzonderlijk de afspraken hoeft vast te leggen. Bewaar per overeenkomst welke versie is afgesproken. Een nieuwe versie geldt niet automatisch voor bestaande contracten.

Algemene voorwaarden zelf opstellen of overnemen?

Je kunt zelf voorwaarden opstellen of een toegestane modeltekst als basis gebruiken. Kopieer niet zomaar de tekst van een ander bedrijf. Controleer bij branchevoorwaarden of je ze mag gebruiken en aanpassen. ^[ref]

Een modeltekst moet passen bij je activiteiten, verkoopkanaal en soort klanten. Ga er niet van uit dat ieder model actueel of volledig is. Het is aan te raden om de tekst te laten controleren en eventueel aan te laten passen door een jurist of advocaat.

Wet gaat vóór algemene voorwaarden

Je voorwaarden moeten passen binnen de geldende wetgeving. Dwingende wettelijke bescherming kun je niet opzijzetten. Voor consumenten gelden strengere regels dan voor zakelijke klanten. Je mag bijvoorbeeld wettelijke consumentenrechten op garantie niet beperken. ^[ref]

Laat vooral bepalingen over aansprakelijkheid, annuleren en opzeggen toetsen. Bespreek met je jurist welke voorwaarden passen bij verkoop aan consumenten en welke bij zakelijke opdrachten.

Moment van delen van de algemene voorwaarden

Regel vóór of bij het sluiten van de overeenkomst twee dingen: maak duidelijk dat jouw voorwaarden gelden en stel de tekst beschikbaar. Stuur ze bijvoorbeeld mee met je offerte. Online moeten klanten de voorwaarden kunnen opslaan, bijvoorbeeld als pdf. Een vinkje kan helpen om akkoord vast te leggen, maar vervangt het aanbieden van de tekst niet. ^[ref]

Voorbeeld: mail een offerte met de voorwaarden als bijlage, benoem de versie en vraag akkoord op de offerte inclusief die voorwaarden. Bewaar de verzonden stukken en de reactie samen bij de opdracht.

Waar vermeld je de algemene voorwaarden?

Vermeld de toepasselijkheid in je offerte, opdrachtbevestiging of overeenkomst. Zet de voorwaarden ook vindbaar op je website. Alleen een verwijzing op een factuur die je na de overeenkomst verstuurt, is doorgaans te laat.

Deponeren bij de Kamer van Koophandel of rechtbank is niet verplicht. Het kan helpen vastleggen welke versie bestond. KVK controleert de inhoud niet; deponeren maakt onjuiste bepalingen niet geldig. ^[ref]

Zijn algemene voorwaarden verplicht?

Er is geen algemene wettelijke plicht om algemene voorwaarden te gebruiken. Een brancheorganisatie kan ze wel verplicht stellen voor haar leden. Zonder algemene voorwaarden blijven wettelijke regels en individuele afspraken gelden.

Verkoop je online aan consumenten? Controleer dan ook de informatieplichten en de regels voor bedenktijd. Die verplichtingen kun je niet afhandelen door alleen algemene voorwaarden online te zetten. ^[ref]

Deel dit artikel

Deel dit bericht via social media met je familie, vrienden en collega's!

Algemene voorwaarden opstellen en correct gebruiken: wat zet je erin, wanneer deel je ze met klanten en wat betekent deponeren bij KVK?

Over de auteur

Deze website wordt geschreven en beheerd door Patrick de Graaf.

Patrick heeft een achtergrond in bedrijfseconomie, accountancy en belastingrecht. Van 2007 tot 2017 werkte hij bij een accountantskantoor; daarna als Financial Controller bij twee verschillende middelgrote bedrijven. Die ervaring met administraties, aangiften en rapportages vormt de praktische achtergrond van de uitleg.

Lees meer over zijn opleidingen en werkervaring en bronnen en werkwijze.

Controleer het toepasselijke jaar en de officiële bron en vraag bij beslissingen met fiscale, juridische of financiële gevolgen advies over jouw situatie.